Reuniones y convocatorias. Algunas sugerencias

No me digan por qué, pero en las reuniones parroquiales y pastorales demasiadas veces la gente sale con la sensación de que han servido de poco. Si ya es un problema la cantidad de reuniones y convocatorias a las que queremos dar respuesta, la cosa se complica cuando no acabamos de salir satisfechos con los resultados obtenidos.

Dicen los expertos en estas cosas de reunirse y realizar tareas juntos, que hay dos tipos de reuniones: las buenas y las malas. Las malas son aquellas que duran eternamente, esas a las que parece que nunca llegas a tratar el punto por el que te habías reunido y que abandonas pensando ¿a qué he venido a esta reunión? Las buenas son aquellas de las que te vas convencido de que sirvieron para algo.

Cada cual tiene su forma. Yo simplemente explico cuáles son, para un servidor, las características que hacen que una reunión sea positiva:

  • Que sean pocas. Un exceso de reuniones y convocatorias sobre lo mismo solo denota falta de eficacia y de ideas claras.
  • Convocatoria con tiempo suficiente, y un orden del día muy preciso. Nada frustra tanto como ese no saber a qué vamos o un encontrarse para ver qué se nos ocurre.
  • Puntualidad exquisita para empezar y acabar. Para empezar, por respeto al tiempo de los demás. Hacer esperar a ocho personas un cuarto de hora, significa que se han perdido dos horas por la desidia de alguien. Para acabar, porque todo el mundo tiene derecho a programar su vida y saber el tiempo que va a dedicar a algo. Es muy frustrante que pase el tiempo y no acabar nunca. Agota a cualquiera.
  • Suelo ser un poco tirano como moderador. Si el orden del día es este, nos ceñimos a los puntos por orden, se tratan y se toman decisiones, concretas y evaluables, aunque la decisión sea que no podamos tomar ninguna y dejarlo para otro momento.

Una reunión así no agota, es eficaz y produce buenos resultados.

 

Otra cosa es que en lugar de convocatoria nos llegue simplemente una cita, se empiece con una total falta de puntualidad, se alargue la cosa sin fin y encima no se haya llegado a conclusiones claras y además evaluables.

Cuántas veces me encuentro con feligreses que han asistido a alguna reunión de algo y cuyo resumen es que estuvo bien, aunque se alargó bastante, pero bueno a la gente le gustó, y hemos quedado en reunirnos de vez en cuando, en vernos, que es bueno encontrarse para compartir lo que hacemos y sentirnos juntos. Hemos contado lo que cada uno hace y seguiremos haciendo cada uno lo que nos parezca. Eso sí, nos hemos visto.

Las reuniones meramente informativas habría que preguntarse si no pueden ser sustituidas por un simple dossier. Pregunto.

Los laicos, eso percibo, andan todos con mil cosas. Su trabajo, casa, familia, compromisos familiares y de amigos, enfermedades, padres, madres…. Esas cosas. Por eso creo que reuniones y convocatorias las justitas, las imprescindibles, con unos objetivos muy claros y viéndose la eficacia de manera palmaria.

Y los curas igual.

4 comentarios

  
Rufus T. Firefly
Me ha encantado el post, porque en esas andamos. Metido en pastoral de catequesis, juvenil parroquial, juvenil diocesana... las reuniones son habituales. Refiriéndome a las parroquiales es necesario que quien tiene la responsabilidad de moderar, como bien dice don Jorge, sea persona que encauce las conversaciones y baje de los cerros de Úbeda a aquellos que hayan decidido marcharse por ellos. Aportando mi granito de arena quiero mencionar a algunos personajes típicos de reunión que no ayudan precisamente a centrarse:
- Está esa persona que se empeña en que se ponga la reunión en un día y horario que le viene bien pero luego, media hora después de iniciada la reunión, manda un mensaje para decir que no viene.
- Aquel o aquella otra que llega puntual pero lo primero que dice es "Bueno, venga, vamos deprisita y corriendo que me voy en quince minutos y tenemos que acabar en ese tiempo" Admito que la reunión debe ceñirse a un tiempo... pero meter la prisa propia a los demás tampoco es de recibo.
- El que se proponga lo que se proponga resulta tener mil ideas mejores sobre el mismo tema. Curiosamente es una persona que viene a las reuniones, plantea ideas mejores pero luego nunca está cuando hay que hacerlas realidad.
14/12/15 1:03 PM
  
FC Romero
Pues D. Jorge da Ud. nuevamente en el clavo, pero habría que distinguir entre las distintas reuniones, de catequistas, de grupos de Liturgia, de oración, de grupos con motivaciones distintas de los Consejos Económicos, y de los Consejos Pastorales. Ya de por si, en los grupos hay de todo como en botica. También hay párrocos, para todos hay D, Jorge, que no se toman en serio ni los motivos de las reuniones, ni las reuniones en si, y lo único que admiten es su exposición de lo mucho bueno que se ha conseguido hacer o medio hacer en la parroquia y que no dan pie a nadie para tan siquiera decir Amén. Otros que en las reuniones son como las pilas del conejito de Duracel que duran y duran y aburren más que contemplar una vaca pastando, y al final consiguen que en las siguientes reuniones sólo se presentan o los despistados que no estuvieron en la anterior, los nuevos, o los "hooligans" (seguidores a muerte del párroco) pero que por muy numeroso que sea el Consejo Pastoral, nunca se consigue que se reúnan más de la mitad de sus miembros, porque como comentan en confianza, ¿para qué?. Si es un órgano de consulta no decisorio, el párroco debería consultar, oír opiniones, de todas clases, hasta equivocadas, porque estas últimas dan pistas de que algo está mal y requiere enderezarse, pero a veces y me duele decirlo, pero considero que es bueno hacerlo para enmendar muchos errores, el párroco no tiene conciencia de que a veces los árboles impiden ver el bosque, y no se muestra humilde, trata de cumplir un trámite que se le impone desde la Vicaría o el Obispado y nada más, con lo cual la parroquia se resiente, por muy comunicativo que sea su pastor y/o tenga sus "asesores o informadores personales". En fin, que lo que se consigue es que la gente se mantiene al margen y aquellos que en otro tiempo se ofrecían para hacer esto o lo otro, se quedan a la expectativa porque reciben la falsa idea de que el párroco se basta y se sobra para hacer lo que la parroquia necesita y ellos ya no son necesarios. ¿Cómo solventar estas situaciones?, escuchando, dando margen, dentro de los límites de lo normal, sin permitir divagaciones, a la manifestación de las necesidades que los seglares perciben y dicen, así como las posibles soluciones, y si los párrocos quieren informar que lo hagan por escrito, porque así queda y no hay margen a errores .Como decían los latinos: "Verba volant, scripta sunt (para los no sumergidos en el latín: "Las palabras vuelan, los escritos estan o permanecen"). De acuerdo que no son reuniones decisorias, pues el párroco aun teniendo la última palabra, es el que se debe dejar de aconsejar, para conocer el "pulso" de la Parroquia, decidir y actuar, con algo más de conocimiento que su propio criterio.
15/12/15 11:59 PM
  
Myrian
En ocasiones y por ser necesaria mi asistencia al estar implicada en temas relaccionados con la parroquia he asistido a bastantes reuniones. A mi modo de ver apenas daban fruto,0 resolutivas. Reconozco que es dificil moderar a la gente, pedir que se centren en los temas concretos...más bien parecían reuniones para "charlar" de todo menos del motivo por el que realmente estábamos reunidos. Ignoro si a día de hoy las cosas han cambiado más positivamente, espero que si.
16/12/15 7:07 PM
  
Francisco
Totalmente de acuerdo. Tan acertado como siempre.
17/12/15 10:38 AM

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